Introducción
Toda organización requiere para su funcionamiento ciertas condiciones básicas que permitan facilidad para la realización de las tareas de una forma más efectiva y eficientes.
En las organizaciones se
produce gran cantidad de información,
que cualquier gerente que no cuente con sistemas bien
diseñados de información, sería muy difícil tomar las decisiones más adecuadas
y oportunas para resolver los problemas que se le puedan presentar.
Los sistemas de información
constituyen una herramienta de suma importancia para realizar las funciones de
cualquier organización por muy pequeña que esta sea, ya que este permite
recopilar, clasificar, procesar interpretar y resumir cantidades de datos que
permitirán la toma eficiente de decisiones.
Es por ello que a lo largo del
presente trabajo se podrá determinar no solamente la importancia
que los sistemas de información representan para las
organizaciones, sino las condiciones y características que debe tener un sistema de
información para que contribuya a resolver los que puedan presentarse en un
momento determinado.
Información Organizacional
Un sistema de información, es todo proceso
por el cual se recopila, se clasifica, se procesa, se interpreta y se resumen
muchos datos con el fin de sacar unas conclusiones y con el propósito de
orientar la toma de decisiones en la empresa u organización. Estos sistemas de
información y las tecnologías de la información han logrado cambiar la forma
como operan las organizaciones actuales, pues con su uso se logran importantes
mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma
de información necesaria para la toma de decisiones. En el sentido más amplio,
un sistemas en un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para
lograr un objetivo común.
Para mantener su funcionamiento, estos
sistemas deben estar bajo control. Por ejemplo necesita satisfacer ciertos
estándares de desempeño. La cantidad de artículos fabricados debe cumplir con
determinada cuota, además de alcanzar niveles aceptables de calidad y costo.
Hay varias maneras de nombrar a los sistemas de información: • Sistema de información
organizacional.
• Sistema de información y decisión.
• Sistema de información de gestión.
• Sistema de procesamiento de datos
El buen funcionamiento, dentro de los estándares normales de un SIG, genera
que la información pueda llegar a las manos de las personas que toman
decisiones. La calidad de la información que llegue, se sustenta en otros
procedimientos y estructuras que se definen previamente en la estrategia organizacional,
y su procesamiento depende de la especialización y diferenciación de los cargos
al interior de la organización; es decir, los datos que seleccione y analice el
departamento de recursos humanos, es diferente a la información que seleccione y
analice otros departamentos como los de marketing por ejemplo (se pone de
manifiesto la diferenciación); pero por otro lado, el nivel de análisis y
profundidad que se da a la información, será variable en función a los
especialistas y a los niveles jerárquicos dentro del mismo departamento; por
ejemplo, la profundidad en el análisis de los datos de quien ocupa el cargo de
Gerente de recursos humanos, y de quien ocupa el cargo de practicante de
recursos humanos (se pone de manifiesto la especialización), por tanto la
experiencia y el grado de especialización para los objetivos del departamento,
son filtros para el análisis de datos
Objetivo
De toda información es describir y explicar situaciones reales mediante
datos cuantitativos y cualitativos, numéricos, gráficos, conceptuales,
relacionales, para direccionar la acción política en el marco de un contexto
dinámico. Con respecto a la planificación y la toma de decisiones, la
información cumple las siguientes funciones:
• Reduce el nivel de
incertidumbre.
• Permite prever la aparición de problemas
o desviaciones.
• Disminuye el tiempo de
reacción ante nuevas situaciones.
• Eleva el nivel de
racionalidad de las decisiones
• Optimiza la eficacia y
eficiencia de las acciones.
Conceptualización
de la informatización
Se define
como la concepción, realización y utilización de los sistemas para el procesamiento
de la información.También
se dice que el tratamiento es automático por ser las maquinas las que realizan
los trabajos de captura, proceso y presentación de la información.
La
informatización es la implantación de los medios informáticos para el
desarrollo de una actividad o trabajo.Hoy en
día la informatización es un proceso que ya no podemos dar marcha atrás, sin
embargo podemos modificarlo y adaptarlo a la sociedad.
Por esta
razón computadoras son esenciales para enfrentar los retos de las diferentes
competencias a nivel global, donde los negocios deben ser eficientes y
sensibles a las necesidades del usuario y así producir bienes y servicios de
alta calidad.
Actualmente
la informática está ampliamente extendida ocasionando transformaciones en todos
los ámbitos de la sociedad y aportando nuevos beneficios a la comunidad. A
nivel educativo podemos señalar la informática como una herramienta de trabajo
intelectual, para la potenciación de las habilidades personales de los alumnos
en cuanto a resolución de los problemas en forma creativa ya que es un recurso
didáctico y abarca al conjunto de medios y procedimientos para reunir,
almacenar, transmitir, procesar y recuperar datos de todo tipo.
Planificación
de la información
La planificación de la información y comunicación facilitan
la interrelación con el entorno y permiten establecer relaciones sociales
frente a otras instituciones a nivel nacional e internacional, entre otros
En el
ámbito universitario para planificar la información, es necesario considerar en
cada uno de los elementos que abarca este proceso administrativo, el interés
por el uso e intercambio de información, utilizando diversas herramientas comunicacionales,
tales como revistas científicas, congresos y, no menos importante las
Tecnologías de Información y Comunicación
Las
tecnologías de información y comunicación según González (2006) son “el
conjunto de procesos y productos derivados de las nuevas herramientas (hardware
y software), soportes de la información y canales de comunicación relacionados
con el almacenamiento, procesamiento y transmisión digitalizados de la
información”. Las TIC cumplen un papel determinante en esta nueva era de la
información y en relación a esto, se conoció que un 62% de los centros e
institutos de investigación cuentan con conexión de Internet por cable
Los
constantes cambios tecnológicos, las nuevas tendencias en el ámbito de la
investigación y desarrollo exigen una activa planificación de la información y
comunicación de los centros e institutos de investigación. La información de
índole social o científico contribuye a la construcción del conocimiento y
permite la planeación y elaboración de estrategias para el futuro de los entes
de investigación. La planificación de la información y comunicación dentro de los
entes abordados, cumple con los elementos básicos que esta función
administrativa implica, siendo esto relevante para el desarrollo y
fortalecimiento del saber científico dentro de la comunidad universitaria y a
nivel nacional e internacional.
función informática en la organización
Dentro de la
estructura de cualquier empresa, sea pequeña, mediana o grande se ha vuelto
importante el hecho de incluir el manejo e implementación de nuevas tecnologías
para automatizar sus procesos de producción, manejo de personal, administración,
capacitaciones, etc. Por tal razón cuando ocurre un problema dentro de la
función informática en una empresa, todas las actividades (que son en su
mayoría) que están relacionadas con el sistema resultan afectadas, he ahí la
importancia de tener una buena cultura informática y saber prevenir cualquier
contingencia que se presente, para así no tener complicaciones de perder
información importante para la organización
Importancia de función Informática
Actualmente con todos los cambios tan
vertiginosos que se han dado en los avances tecnológicos, tenemos que se han
modificado las formas en que las empresas se organizan
y trabajan, tomando en cuenta que la conceptualización en el uso de la tecnología
ya no es el mismo que hace unos años, en donde lo importante era exhibir la tecnología
con la que contaban las organizaciones dejando a un lado la seguridad
Hoy día se empieza a dar
importancia a la protección de todos los recursos tecnológicos, puesto que a través e
ellos se maneja el recurso más valioso para las organizaciones ³lainformación´. Entonces al estar en juego, se le
ha dado importancia plena que se empieza a analizar desde si esta se manejará
de forma centralizada o descentralizada, por lo que en la mayoría de las
organizaciones se cuenta con un departamento que se encargue de el
procesamiento de información siendo este denominado normalmente como Centro de Cómputo
(CECOM), entendiendo a este como aquella unidad organizacional en la que se procesa
información de manera automatizada para permitir la toma de decisiones.
Es aquí entonces en donde se
empieza a conceptualizar a un sistema, ya que finalmente el centro de cómputo
es un sistema porque esta conformado por un conjunto de elementos que
interactúan entre sí para obtener un fin común, siendo estos elementos entonces el hardware, software, personal y datos.
Este sistema contiene por tanto una serie de subsistemas que en conjunto hacen
que el CECOM como sistema funcione correctamente
Conclusiones
La información puede procesarse utilizando desde el más sencillo
procedimiento manual, hasta el más sofisticado equipo de computación, capaz de
tomar decisiones rutinaria automáticamente, todo depende del tamaño de la
organización, y del volumen de información que se tenga que procesar.En todo caso, el sistema de información tiene igual
importancia para la pequeña empresa, que procesa su información,
mediante métodos sencillos, como para el gran consorcio, dotado de
los más modernos equipos de procesamiento de datos. No hay que perder
de vista que el cúmulo de información que se genera dentro de una organización
cualquiera, sumadas a las que se originan en su entorno ambiental, ahogarían al
ejecutivo, si no las recibiera debidamente clasificadas, resumidas, procesadas
y seleccionadas.
De allí la trascendental importancia de los buenos sistemas de información, estructurados en forma tal que se definan claramente sus componentes, con la finalidad de clasificar y ordenar en bloques las informaciones de carácter homogéneo y de similar significación. Ninguna gestión seria posible, sin la información, como herramienta indispensable, para decidir y controlar las funciones y las responsabilidad
De allí la trascendental importancia de los buenos sistemas de información, estructurados en forma tal que se definan claramente sus componentes, con la finalidad de clasificar y ordenar en bloques las informaciones de carácter homogéneo y de similar significación. Ninguna gestión seria posible, sin la información, como herramienta indispensable, para decidir y controlar las funciones y las responsabilidad