Introducción

Toda organización requiere para su funcionamiento ciertas condiciones básicas que permitan facilidad para la realización de las tareas de una forma más efectiva y eficientes.

En las organizaciones se produce gran cantidad de información, que cualquier gerente que no cuente con sistemas bien diseñados de información, sería muy difícil tomar las decisiones más adecuadas y oportunas para resolver los problemas que se le puedan presentar.

Los sistemas de información constituyen una herramienta de suma importancia para realizar las funciones de cualquier organización por muy pequeña que esta sea, ya que este permite recopilar, clasificar, procesar interpretar y resumir cantidades de datos que permitirán la toma eficiente de decisiones.

Es por ello que a lo largo del presente trabajo se podrá determinar no solamente la importancia que los sistemas de información representan para las organizaciones, sino las condiciones y características que debe tener un sistema de información para que contribuya a resolver los que puedan presentarse en un momento determinado.

Información Organizacional 

Un sistema de información, es todo proceso por el cual se recopila, se clasifica, se procesa, se interpreta y se resumen muchos datos con el fin de sacar unas conclusiones y con el propósito de orientar la toma de decisiones en la empresa u organización. Estos sistemas de información y las tecnologías de la información han logrado cambiar la forma como operan las organizaciones actuales, pues con su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones. En el sentido más amplio, un sistemas en un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común.

Para mantener su funcionamiento, estos sistemas deben estar bajo control. Por ejemplo necesita satisfacer ciertos estándares de desempeño. La cantidad de artículos fabricados debe cumplir con determinada cuota, además de alcanzar niveles aceptables de calidad y costo. Hay varias maneras de nombrar a los sistemas de información: • Sistema de información organizacional.

 • Sistema de información y decisión.

 • Sistema de información de gestión.

 • Sistema de procesamiento de datos

Funcionamiento de  la Información Organizacional

El buen funcionamiento, dentro de los estándares normales de un SIG, genera que la información pueda llegar a las manos de las personas que toman decisiones. La calidad de la información que llegue, se sustenta en otros procedimientos y estructuras que se definen previamente en la estrategia organizacional, y su procesamiento depende de la especialización y diferenciación de los cargos al interior de la organización; es decir, los datos que seleccione y analice el departamento de recursos humanos, es diferente a la información que seleccione y analice otros departamentos como los de marketing por ejemplo (se pone de manifiesto la diferenciación); pero por otro lado, el nivel de análisis y profundidad que se da a la información, será variable en función a los especialistas y a los niveles jerárquicos dentro del mismo departamento; por ejemplo, la profundidad en el análisis de los datos de quien ocupa el cargo de Gerente de recursos humanos, y de quien ocupa el cargo de practicante de recursos humanos (se pone de manifiesto la especialización), por tanto la experiencia y el grado de especialización para los objetivos del departamento, son filtros para el análisis de datos

               

Objetivo

De toda información es describir y explicar situaciones reales mediante datos cuantitativos y cualitativos, numéricos, gráficos, conceptuales, relacionales, para direccionar la acción política en el marco de un contexto dinámico. Con respecto a la planificación y la toma de decisiones, la información cumple las siguientes funciones:

        • Reduce el nivel de incertidumbre.

        • Permite prever la aparición de problemas o desviaciones.

        • Disminuye el tiempo de reacción ante nuevas situaciones.

        • Eleva el nivel de racionalidad de las decisiones

        • Optimiza la eficacia y eficiencia de las acciones. 

Conceptualización de la informatización

Se define como la concepción, realización y utilización de los sistemas para el procesamiento de la información.También se dice que el tratamiento es automático por ser las maquinas las que realizan los trabajos de captura, proceso y presentación de la información.

La informatización es la implantación de los medios informáticos para el desarrollo de una actividad o trabajo.Hoy en día la informatización es un proceso que ya no podemos dar marcha atrás, sin embargo podemos modificarlo y adaptarlo a la sociedad.

Por esta razón computadoras son esenciales para enfrentar los retos de las diferentes competencias a nivel global, donde los negocios deben ser eficientes y sensibles a las necesidades del usuario y así producir bienes y servicios de alta calidad.

Actualmente la informática está ampliamente extendida ocasionando transformaciones en todos los ámbitos de la sociedad y aportando nuevos beneficios a la comunidad. A nivel educativo podemos señalar la informática como una herramienta de trabajo intelectual, para la potenciación de las habilidades personales de los alumnos en cuanto a resolución de los problemas en forma creativa ya que es un recurso didáctico y abarca al conjunto de medios y procedimientos para reunir, almacenar, transmitir, procesar y recuperar datos de todo tipo.

Planificación de la información

La planificación de la información y comunicación facilitan la interrelación con el entorno y permiten establecer relaciones sociales frente a otras instituciones a nivel nacional e internacional, entre otros

En el ámbito universitario para planificar la información, es necesario considerar en cada uno de los elementos que abarca este proceso administrativo, el interés por el uso e intercambio de información, utilizando diversas herramientas comunicacionales, tales como revistas científicas, congresos y, no menos importante las Tecnologías de Información y Comunicación 

Las tecnologías de información y comunicación según González (2006) son “el conjunto de procesos y productos derivados de las nuevas herramientas (hardware y software), soportes de la información y canales de comunicación relacionados con el almacenamiento, procesamiento y transmisión digitalizados de la información”. Las TIC cumplen un papel determinante en esta nueva era de la información y en relación a esto, se conoció que un 62% de los centros e institutos de investigación cuentan con conexión de Internet por cable

 Los constantes cambios tecnológicos, las nuevas tendencias en el ámbito de la investigación y desarrollo exigen una activa planificación de la información y comunicación de los centros e institutos de investigación. La información de índole social o científico contribuye a la construcción del conocimiento y permite la planeación y elaboración de estrategias para el futuro de los entes de investigación. La planificación de la información y comunicación dentro de los entes abordados, cumple con los elementos básicos que esta función administrativa implica, siendo esto relevante para el desarrollo y fortalecimiento del saber científico dentro de la comunidad universitaria y a nivel nacional e internacional.

función informática en la organización

Dentro de la estructura de cualquier empresa, sea pequeña, mediana o grande se ha vuelto importante el hecho de incluir el manejo e implementación de nuevas tecnologías para automatizar sus procesos de producción, manejo de personal, administración, capacitaciones, etc. Por tal razón cuando ocurre un problema dentro de la función informática en una empresa, todas las actividades (que son en su mayoría) que están relacionadas con el sistema resultan afectadas, he ahí la importancia de tener una buena cultura informática y saber prevenir cualquier contingencia que se presente, para así no tener complicaciones de perder información importante para la organización

Importancia de función Informática 

Actualmente con todos los cambios tan vertiginosos que se han dado en los avances tecnológicos, tenemos que se han modificado las formas en que las empresas se organizan y trabajan, tomando en cuenta que la conceptualización en el uso de la tecnología ya no es el mismo que hace unos años, en donde lo importante era exhibir la tecnología con la que contaban las organizaciones dejando a un lado la seguridad

Hoy día se empieza a dar importancia a la protección de todos los recursos tecnológicos, puesto que a través e ellos se maneja el recurso más valioso para las organizaciones ³lainformación´. Entonces al estar en juego, se le ha dado importancia plena que se empieza a analizar desde si esta se manejará de forma centralizada o descentralizada, por lo que en la mayoría de las organizaciones se cuenta con un departamento que se encargue de el procesamiento de información siendo este denominado normalmente como Centro de Cómputo (CECOM), entendiendo a este como aquella unidad organizacional en la que se procesa información de manera automatizada para permitir la toma de decisiones.

Es aquí entonces en donde se empieza a conceptualizar a un sistema, ya que finalmente el centro de cómputo es un sistema porque esta conformado por un conjunto de elementos que interactúan entre sí para obtener un fin común, siendo estos elementos entonces el hardware, software, personal y datos. Este sistema contiene por tanto una serie de subsistemas que en conjunto hacen que el CECOM como sistema funcione correctamente

Conclusiones 

La información puede procesarse utilizando desde el más sencillo procedimiento manual, hasta el más sofisticado equipo de computación, capaz de tomar decisiones rutinaria automáticamente, todo depende del tamaño de la organización, y del volumen de información que se tenga que procesar.En todo caso, el sistema de información tiene igual importancia para la pequeña empresa, que procesa su información, mediante métodos sencillos, como para el gran consorcio, dotado de los más modernos equipos de procesamiento de datos. No hay que perder de vista que el cúmulo de información que se genera dentro de una organización cualquiera, sumadas a las que se originan en su entorno ambiental, ahogarían al ejecutivo, si no las recibiera debidamente clasificadas, resumidas, procesadas y seleccionadas.
         

          De allí la trascendental importancia de los buenos sistemas de información, estructurados en forma tal que se definan claramente sus componentes, con la finalidad de clasificar y ordenar en bloques las informaciones de carácter homogéneo y de similar significación. Ninguna gestión seria posible, sin la información, como herramienta indispensable, para decidir y controlar las funciones y las responsabilidad